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Le Mot Tools | Outlook Add-In PDF-Kollektor

Wissenswertes

Unser Beitrag zur elektronischen Aktenführung. Nahtloses PDF-Management in Outlook. PDF-Konverter für aus- und eingehende E-Mail-Nachrichten, Kennwortschutz, Stempelfunktion, automatisierte Ablage.

 

Der PDF-Kollektor

E-Mail-Management leicht gemacht

Mit dem PDF-Kollektor fällt die Umstellung von der Papierakte auf ein elektkronisches Aktensystem leicht: Outlook Nachricht(en) und deren Anhänge werden bequem und transparent in einer PDF-Kollektion zusammengefügt und zu einem PDF-Dokument konvertiert, unabhängig vom Dateiformat der E-Mail Anhänge. Mit Hilfe von vordefinierten Profilen lassen sich Stempelfunktion, Berechtigungen und Kennwortschutz beim Postausgang und Speicherort beim Posteingang gut organisieren.

 

Sicherheit

BRAK: "Der Rechtsanwalt ist zur Verschwiegenheit verpflichtet und muss Daten bei elektronischer Kommunikation gegen eine unbefugte Kenntnisnahme Dritter schützen. Einzelne Produkte oder Verfahren kann die Bundesrechtsanwaltskammer nicht empfehlen, aber eine Verschlüsselung von PDF-Dokumenten erscheint grundsätzlich geeignet, das genannte Ziel zu erreichen."

Der PDF-Kollektor sorgt komfortabel mit Hilfe einer Kennwortdatenbank für die Verschlüsselung von E-Mail Anhängen.

 

Die Funktionen

  • Outlook-Aufgabenbereich für PDF-Kollektion aus- und eingehender E-Mail-Nachrichten
  • Transparente Kollektion unterschiedlicher Dateien und Outlook-Elementen zu einem PDF-Dokument in zu sendenden Nachrichten
  • Archivierung der kompletten empfangenen Nachrichten an benutzerdefinierten Standorten in einem PDF-Dokument
  • Inkludieren/Extrahieren von E-Mail-Nachricht(en), E-Mail Anlage(n) und Outlook-Element(en) inklusive Anlagen
  • Unterstützung einer breiten Palette von Dateiformaten
  • Hilfe bei der Erkennung von schadhaften Dateianhängen einer empfangenen E-Mail
  • Ändern der Dokumentenreihenfolge der E-Mail Anhänge
  • Ändern des Dateinamens des PDF-Gesamtdokuments
  • Profilmanagement zum einfachen Aktivieren von Dokumenteigenschaften des zusammengefaßten PDF-Dokuments
    (z.B. Öffnen, Speichern an festen oder flexiblen Speicherorten mit/ohne Rückfrage beim Überschreiben)
  • Sicherheit durch Vergabe von Berechtigungen, z.B. Schutz vor Veränderung
  • Kennwortschutz und Verschlüsselung der erstellten PDF-Dokumente
  • Kennwortgenerator
  • Verwaltung der Kennwörter in einer zentralen Kennwortdatenbank
  • Automatische Kennwortbereitstellung anhand der E-Mail-Adresse des Empfängers
  • Stempelfunktion zum Kennzeichnen der PDF-Dokumente, z.B. "Entwurf"
  • Unterstützte PDF-Typen PDF, PDF/A, PDF/A2b
  • Automatische Kennzeichnung konvertierter Nachrichten zur Nachbearbeitung/Selektion

 

 

Vorteile Für wen geeignet?
Bequemes Verarbeiten von Outlook-Nachrichten:
Nahtlose Integration in Outlook
Outlook-Anwender
Transparentes Dokumentenmanagement in der elektronischen Akte:
Outlook-Nachricht+Anlagen werden in einem PDF-Dokument dargestellt
ReNoStar-Anwender
Sichere Kommunikation mit E-Mail Empfängern:
Der PDF-Kollektor verschlüsselt E-Mail Anlagen
Organisation und Beschleunigung von Arbeitsabläufen
Ohne Installation von zusätzlichen Druckertreibern

 

 

Lernen Sie unsere Le Mot Tools kennen

und beschleunigen Sie Ihren Arbeitsablauf.





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