Textgliederung in Microsoft Word ist für halb- oder einseitige Texte in der Regel eine Sache von wenigen Minuten. Erfahrene Text-Piloten navigieren in der Sektion “Schiftart” und “Absatz”, unter “Start”, im Schlaf, um den vorliegenden Text in Form zu bringen. Bei aller Professionalität der Autoren oder Mitarbeiter haben wir aber festgestellt, dass sich hin und wieder, selbst bei geringem Textumfang, Flüchtigkeitsfehler bei der Formatierung einschleichen, die den Gesamteindruck des Schriftbilds teilweise deutlich verändern.

So werden Standardtabulatoren statt Texteinzüge, zwei Zeilenvorschübe statt einem Zeilenvorschob, mehrfache unterschiedliche Zeichenformatierung, manuelle Nummerierung usw. verwendet. Das Resultat kann ein unruhiges und inkonsistentes Schriftbild sein. Bei seitenlangen Texten kumulieren sich die Formatierungsfehler. Bei späteren Korrekturen, z.B. Verschieben von Textpassagen, kommt die "Unterlassung" als Bumerang zurück, weil beispielsweise nachfolgende Nummerierungen korrigiert werden müssen.

Bevor sich dann der Leser auf den Textinhalt konzentrieren kann, wird er durch das komplexe Schriftbild abgelenkt und erhält nur wenig Anhaltspunkte, den Textinhalt zu erfassen. Die Intention des Autors, gewisse inhaltliche Schwerpunkte in seinem Text durch korrekte Gliederung zu unterstreichen, werden konterkariert.

In einem Unternehmen, das von geschriebenen Dokumenten lebt, dessen Erstellung zeitnah, zügig und zuverlässig erfolgen muss, ist ein derartiges Szenario kein Platz.