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Outlook PDF-Kollektor

Le Mot Tools

E-Mail Plus

Unser Beitrag zur E-Akte

Bei der digitalen Akte stehen die Schnittstellen zu unterschiedlichsten Kommunikationsquellen im Fokus. Unser Schwerpunkt ist der (verschlüsselte) E-Mail Verkehr mit Outlook.

Die Anforderung

Posteingang

Eingehende E-Mails sollen so abgelegt werden können, dass E-Mail Nachricht/en und deren Anhang nicht nur durchsucht, sondern auch "an einem Stück" in der Druckvorschau der elektronischen Akte gelesen werden können. Markierungen und Anmerkungen sollen möglich sein.

Postausgang

Anlagen ausgehender E-Mails sollen in einem verschlüsselten PDF-Dokument bzw. -Container mit eingeschränkten Bearbeitungsrechten bzw. mit Anlagen zur Bearbeitung zusammengefasst sein. Die versandte E-Mail soll mit Anlagen in einem PDF-Dokument zusammengefasst und gespeichert werden.

Die Lösung

Der PDF-Kollektor ist eine nahtlos integrierte, flexible Lösung in Microsoft Outlook.

 

E-Mail Nachricht/en und deren Anhänge können bequem und transparent in einer PDF-Kollektion zusammengefügt und zu einem PDF-Dokument konvertiert werden, unabhängig vom Dateiformat der E-Mail Anhänge.

 

Mit Hilfe von vordefinierten Profilen organisieren Sie

  • beim Posteingang z.B. Ablageordner
  • beim Postausgang Stempelfunktion, Berechtigungen und Kennwortschutz
    inklusive einem automatischen Workflow für die Dateiablage der versandten E-Mail

 Zusammenstellen von E-Mail Nachricht/en mit Anlagen, unabhängig vom Dateiformat

 Warnung auf mögliche schadhafte Dateianhänge

 Profilverwaltung, z.B. für Berechtigungen, Kennwortschutz, Stempel, Dateiablage, Workflow


Ihre Vorteile

  • Integrierter Arbeitsbereich in Outlook
  • Zusammenstellen, Konvertieren und Speichern von E-Mail Nachrichte/en samt Anlagen zu einem PDF-Dokument
  • Zusammenstellen und Konvertieren ausgehender E-Mail Anlagen zu einem PDF-Dokument bzw. PDF-Container
  • PDF-Verschlüsselung mit Kennwortschutz
  • Workflow für automatisierte Ablage nach E-Mail Versand (Kennwort wird entfernt)
  • Kennzeichnung konvertierter E-Mails zur automatisierten Nachbearbeitung bzw. Selektion
  • Unterstützung aller gängigen Dateiformate
  • Erfassen von Metadaten
  • Kennwortdatenbank mit Abgleich mobiler User
  • Anpassbare Profile für vordefinierte Einstellungen, PDF-Format, Stempel, Ablageort, Workflow
  • Ohne Installation von zusätzlichen Druckertreibern
  • Ergänzt ideal gängige Softwarelösungen

Für wen geeignet?

Für Anwender, die einen in Outlook integrierten PDF-Konverter mit komfortabler PDF-Verschlüsselung suchen.

Für Anwender, die sowohl PDF- als auch Word-Dokumente verschlüsselt per E-Mail versenden möchten.

Für alle, die Papier sparen und E-Mail Nachrichten übersichtlich in ihrer digitalen Akte speichern möchten.